Ekopol Górnośląski wprowadza nowe rozwiązanie

Zmiany, jakie wprowadziły ostatnie ustawy spowodowały zwiększenie zakresu obowiązków dla pracowników logistyki w przedsiębiorstwach zajmujących się obrotem paliwami ciekłymi, zmusiły ich do dodatkowej pracy w postaci zgłaszania, oraz bieżącej aktualizacji dostaw paliw w systemie SENT.

Ekopol Górnośląski Holding SA będący spółką technologiczną i jednocześnie firmą zajmująca się sprzedażą oraz dystrybucją paliw, czyli znającą problem „od środka”, zadał sobie pytanie co zrobić aby tej dodatkowej pracy było mniej? Jak uporządkować  organizację pracy w przedsiębiorstwie realizując jednocześnie ustawowe wymagania narzucone przez organy państwowe oraz jak zwiększyć bezpieczeństwo prawne i skarbowe firm odbierających paliwo?

Na podstawie własnych doświadczeń w tworzeniu systemów zarządzania oraz opinii wielu swoich klientów Ekopol Górnośląski postanowił zaprojektować od podstaw i wdrożyć nową, innowacyjną technologię nazwaną „Systemem monitorowania dostaw paliw” oraz włączyć ją w ofertę swojej marki – Mikrostacje.pl.

Jak ona działa?

Technologia ma za zadanie ułatwić i zautomatyzować procesy związane ze zgłaszaniem i aktualizacją dostaw paliw  w systemie SENT, a przez to zminimalizować ryzyko popełnienia błędów prowadzących do ewentualnych kar finansowych dla dostawców paliw i przewoźników oraz dodatkowo umożliwić odbiorcom paliw dokładny monitoring realizowanych dostaw.

Technologia składa się z czterech opisanych poniżej modułów informatycznych, wdrażanych bezinwestycyjnie u sprzedawców paliw, przewoźników i odbiorców końcowych. Odbiorcy paliw, aby korzystać z tej technologii i monitorować dostawy paliw do swoich firm, powinni jedynie zobowiązać dostawcę do wdrożenia tej technologii.

Moduł logistyczny

Moduł ten jest przeznaczony dla sprzedawców paliw posiadających własną flotę cystern oraz dla przewoźników.

Łączy się on bezpośrednio z dowolnym programem logistycznym wykorzystywanym przez sprzedawcę oraz komunikuje z centralnym systemem SENT.

Moduł wysyła zgłoszenia oraz zapisuje otrzymane numery SENT i klucze wysyłającego, przewoźnika oraz odbiorcy paliwa.

Automatycznie przekazuje informacje o zarejestrowanym przewozie w programie SENT i rozsyła wszystkim zainteresowanym niezbędne informacje takie jak:
- numer SENT
- indywidualny klucz dostawy
- miejsce załadunku i rozładunku
- planowaną datę przewozu
- ilość i rodzaj przewożonego paliwa

Moduł realizacji zlecenia dostawy

Ten moduł przeznaczony jest dla przewoźników paliw oraz firm realizujących sprzedaż, wykorzystując  własny tabor cystern. Wysyła on na urządzenia mobilne kierowców (tablety, smartfony, notebooki, laptopy, itp.) listę zadań do zrealizowania tj. szczegółową informację o załadunku paliwa do cysterny oraz poszczególnych miejscach rozładunku.

Moduł służy do bezpośredniej komunikacji pomiędzy kierowcą a logistyką w przedsiębiorstwie i przekazuje między innymi informacje o szczegółach dostaw paliw oraz umożliwia monitorowanie online pozycji cysterny jadącej z zamówionym paliwem.

Kierowca cysterny po załadowaniu produktu na terminalu lub obsłużeniu poprzedniego klienta, wybiera przy pomocy aplikacji na swoim urządzeniu mobilnym lokalizację następnego klienta jako miejsce kolejnej dostawy. Moduł automatycznie wysyła na adres email osoby upoważnionej przez klienta wiadomość z linkiem aktywującym podgląd pozycji cysterny online w czasie rzeczywistym oraz informację o szczegółach dostawy.

Podgląd online oferuje takie informacje jak:
- nazwa klienta oraz lokalizacja dostawy
- Ilość paliwa jaka zostanie dostarczona
- numer SENT dostawy
- aktualna odległość cysterny od celu
- przewidywany czas dostawy
- podstawowe dane o kierowcy cysterny

Kolejną funkcjonalnością tego modułu jest możliwość automatycznego przesłana informacji na terminal paliwowy (magazyn paliw) o planowanym załadunku cysterny wraz z ilością paliwa i numerami SENT. Informacja ta jest wyświetlana kierowcy w postaci tekstowej, kodów QR lub kodów kreskowych.



Kierowca musi autoryzować swój załadunek na terminalu paliw (magazynie paliw). Może przepisać go ręcznie ze swojego urządzenia mobilnego lub np. zeskanować z tegoż urządzenia kod QR lub kod kreskowy. Wykonanie tych czynności pozwala na załadunek cysterny.

Automatycznie parametry dostawy zostaną przekazane do modułu logistycznego, a kierowca na swoim urządzeniu mobilnym zaznacza rozpoczęcie realizacji dostawy do klienta. W tym momencie aplikacja weryfikuje poprawność zlecenia dostawy względem danych zgłoszonych do SENT, wyświetlając kierowcy odpowiednie komunikaty na jego urządzeniu mobilnym.



Moduł odbiorcy

Moduł ten dedykowany jest odbiorcom paliw. Wykorzystując informacje z poprzednio opisanych modułów, po zatwierdzeniu dostawy przez logistykę sprzedawcy, moduł przesyła automatycznie na dedykowany adres poczty elektronicznej odbiorcy informacje o planowanej dostawie. Funkcja ta jest szczególnie przydatna odbiorcom posiadającym wiele lokalizacji, gdyż można wybrać konkretne lokalizacje i osoby upoważnione do odbioru, które otrzymają informacje o dostawie.

Wykorzystując moduł realizacji zlecenia dostawy i zawarte w nim informacje o załadunku paliwa i rozpoczęciu przewozu, moduł odbiorcy automatycznie przesyła informacje do upoważnionych osób  o precyzyjnym czasie dostawy oraz  aktualnej pozycji cysterny, a także  przemieszczaniu się jej na mapie z odświeżeniem co 30 sekund.

W tym miejscu należy także zwrócić uwagę, że technologia ta zabezpiecza także tajemnicę handlową sprzedawcy, gdyż ujawnione są tylko informacje o kursie do danego klienta. Klient otrzymuje wyłącznie informację o załadunku i trasie cysterny jadącej z paliwem bezpośrednio do niego, poprzednie trasy cysterny do innych klientów pozostają dla niego niedostępne.

Po dotarciu cysterny do celu informacja o jej pozycji automatycznie staje się nieaktywna co uniemożliwia klientowi dalszy podgląd trasy.



Moduł potwierdzający

Kierowca, potwierdzając zrealizowany rozładunek paliwa u klienta za pomocą tego modułu, automatycznie przekazuje informację online do modułu logistycznego i modułu odbiorcy.

Odbiorca powinien potwierdzić realizację dostawy paliwa, może to zrobić bezpośrednio przez platformę PUESC lub uprościć sobie zadanie i  wykorzystać ten moduł do automatycznego potwierdzenia realizacji w systemie SENT, a na udostępnionym portalu internetowym sprawdzić wszystkie swoje zrealizowane dostawy z przypisanymi numerami SENT i bieżącymi statusami w PUESC.



Dlaczego zarówno klienci końcowi jak i dostawcy paliw powinni się zainteresować systemem monitorowania dostaw paliw marki Mikrostacje.pl ?

Zalety systemu można podzielić na korzyści dla odbiorców paliw oraz ich  dostawców.

Dla odbiorców:

•    Klienci mogą wymóc na swoich dostawcach informowanie i możliwości monitorowania dostaw paliw.
•    Rozpowszechnienie się systemu monitorowania dostaw paliw marki Mikrostacje.pl może w znacznym stopniu ograniczyć działanie szarej strefy oraz poprawić ogólną jakość oferowanych paliw poprzez obowiązek informowania o bazach paliwowych z których dostawcy pobierają paliwo.
•    Stały monitoring GPS dostawy w czasie rzeczywistym ogranicza dostawcom możliwość dokonania oszustw lub wyłudzeń na dostarczanym paliwie.
•    Odbiorca jest cały czas świadomy w jakim czasie zamówione przez niego paliwo zostanie dostarczone i nie musi dodatkowo weryfikować wiarygodności dostawcy paliw (czy przykładowo cysterna „zepsuła się” czy dostawca nie wywiązał się właściwie z zamówienia).
•    Dokładne miejsce i podany czas dostawy pomagają w zaplanowaniu pracy.

Dla dostawców:

•    System został zaprojektowany tak, by realizować obowiązki informacyjne w myśl pakietu przewozowego z dnia 18.04.2017. Już w fazie testów został wprowadzony „na drogi” jako wyłączny system obsługi obowiązków informacyjnych SENT i przeszedł pozytywnie kontrole ze strony Krajowej Administracji Skarbowej, co dodatkowo potwierdziło jego skuteczność.
•    System nie ingeruje w żaden wdrożony już system zarządzania lub monitoringu.
•    Wykorzystanie systemu znacząco ułatwia i usprawnia działanie logistyki pod kątem zgłaszania i potwierdzania dostaw w systemie SENT.
•    System przekazuje działowi logistyki wszystkie szczegóły na temat dostaw, wraz z pozycją cysterny na mapie w czasie rzeczywistym.
•    Dzięki prawie pełnej automatyzacji procesów, działania związane z obowiązkiem informacyjnym SENT ograniczają się do kilku kliknięć w aplikacji Systemu monitorowania dostaw paliw marki Mikrostacje.pl.